O czym należy pamiętać, organizując konferencję?

Organizacja konferencji wymaga dokładnych przygotowań. Jest to proces, który powinien zacząć się od dokładnego opracowania planu działań oraz określenia budżetu. O czym trzeba pamiętać, aby biznesowe spotkanie bądź naukowa konferencja były "dopięte na ostatni guzik"? Oto kilka porad.

Organizacja konferencji krok po kroku

Tworzenie jakiegokolwiek wydarzenia powinno być poprzedzone stworzeniem dokładnego planu. Po pierwsze odpowiedzmy sobie na pytanie, w jakim celu organizujemy konferencję, a tym samym do kogo będą adresowane zaproszenia. Następnie musimy dokładnie określić liczbę uczestników, co później pomoże w doborze odpowiedniej lokacji. Organizacja spotkań i konferencji wymaga również opracowania programu. Należy w nim określić, kto będzie prelegentem, ile będą trwały poszczególne części oraz przerwy na posiłki. Kolejnym ważnym elementem jest dobranie zespołu i rozdzielenie zadań między osoby odpowiedzialne na przykład za administrację czy marketing. Mając plan działania, należy przejść do kolejnej ważnej rzeczy, a mianowicie do budżetu. 

Rozdzielenie budżetu

Jeżeli udało nam się ustalić temat konferencji, grupę docelową, dokładny program, liczbę uczestników, to przyszedł czas na rozplanowanie środków finansowych. Organizacja kongresów i konferencji nie należy do najtańszych przedsięwzięć. Musimy bowiem zapłacić za:

  • salę konferencyjną,
  • wydrukowanie zaproszeń, programów, gadżetów,
  • catering, 
  • zatrudnienie obsługi,
  • marketing.

To tylko niektóre z elementów wymagających stworzenia kosztorysu. W niektórych przypadkach należy przeznaczyć część środków na honorarium dla prelegentów, hotele czy bilety lotnicze. Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile kosztuje organizacja konferencji. Wszystko zależy od wielkości wydarzenia. 

Konferencje - diabeł tkwi w szczegółach

W procesie przygotowania eventu nie zapominajmy, że liczy się każdy szczegół. Dokładnie przeczytajmy umowę wynajmu sali czy menu oferowane przez firmę cateringową. Jeśli chcemy przesłać uczestnikom program wydarzenia oraz informację na przykład o dojeździe lub miejscach parkingowych, to dokładnie przeanalizujmy wysyłane treści. Dzięki temu unikniemy błędów w zaproszeniach czy ulotkach informacyjnych. Pamiętajmy również o tym, że przy wynajmie sali konferencyjnej musimy wcześniej sprawdzić także zaplecze danego budynku. Chodzi głównie o możliwości skorzystania z szatni czy toalety. To  wszystko sprawi, że unikniemy niepotrzebnego stresu w dniu konferencji. 

Jak widać organizacja dużych wydarzeń, spotkań biznesowych czy naukowych konferencji to bardzo złożony i często stresujący proces. Istotny jest każdy element, dlatego często planowanie i załatwianie wszystkich ważnych spraw rozpoczyna się na długo przed planowanym wydarzeniem. Dlatego czasem warto wspomóc się usługami profesjonalnych agencji, na przykład firmy Chili Event, zwłaszcza gdy samodzielnie zorganizowanie przedsięwzięcia przerasta nasze możliwości. Dzięki temu nasza konferencja będzie zorganizowana na najwyższym poziomie, a my ograniczymy niepotrzebny stres.